¿Sabías que los gastos de viaje y de representación, alcanzan entre un 10% y 20% de los gastos de una empresa?
Por: Ernesto Ruelas
Principales problemas
Para poder tener un control y ahorro de los gastos y viáticos dentro de la empresa, es preciso primero tener en cuenta los problemas o situaciones a las que se enfrentan en todo el proceso para poder completar el ciclo del gasto dentro de la misma.
Primero encontramos que:
- Los gastos de viaje y gastos de representación dentro de una empresa, alcanzan entre un 10% y un 20% de sus gastos totales.
- El proceso contable de los gastos de viaje y de representación, requiere invertir entre un 40% y un 50% del tiempo total del trabajo del Departamento Contable.
Estas cifras son muy significativas en el sentido que cuando lo pasamos a números es realmente alto, tanto el gasto que se está generando como el tiempo que están “perdiendo” los contadores para poder hacer un trabajo que, diariamente, les requiere de esfuerzos, concentración y sobre todo tiempo; tiempo que podrían emplear en otras actividades.
Aunado a esto, si no se tiene un proceso bien definido dentro de la empresa y tiempos específicos para que tanto los gastos, como las comprobaciones no se desfasen y lleguen a ocasionar problemas, encontramos que para muchas empresas todo el proceso de gastos llega a ser un martirio y un dolor de cabeza de “nunca acabar” ¿Quién no recuerda ese día que tuvo que entregar su comprobación de gastos y le llevó todo el día? ¿O el contador que tardó más de un mes en obtener todos los comprobantes? ¿O todas las llamadas hechas para poder conseguir las facturas de los proveedores?
Ante estos problemas primero debemos tener en cuenta que todo el proceso de los gastos, dependiendo del tipo de empresa que sea, tiene un ciclo, responsables que, si se lleva bien, puede ayudar a mejorar. Quienes están involucrados en este ciclo son:
- El Administrador
- El Contador
- El responsable del gasto
Para poder hacer válido el gasto, primero es necesario que el administrador, quien debe llevar todo el control de presupuestos para cada área o empleado, autorice cierta cifra dependiendo de las actividades planeadas para el responsable del gasto.
El monto autorizado debe ser entregado al responsable del gasto, de preferencia por medio de una tarjeta diferente a la de su cuenta personal o nómina, ya sea a nombre de la empresa o a su nombre pero monitoreada por la misma empresa. Quien ejerce el gasto deberá solicitar factura en los lugares donde esté, a nombre de su empresa y asegurarse que todos los datos estén correctos y se entreguen en tiempo y forma, de tal manera que haga su comprobación de gastos y los haga deducibles.
Una vez realizados los gastos el responsable del gasto debe entregar a detalle su comprobación de gastos con los documentos necesarios, es decir, facturas con su XML y CFDI correspondientes. Aquí es donde se va mucho tiempo, pues tanto quien entrega la comprobación de gastos, como el contador, tendrán que utilizar parte de su día para verificar que todo esté correcto y que se valide el monto aprobado y gastado hasta terminar en agregar el mismo a la contabilidad de la empresa.
En un escenario ideal, ese debería ser el proceso de una mediana empresa en cuestión de gastos, sin contar con que en medio de todo este proceso existen mejoras, pérdidas de tiempo y situaciones que hacen que las empresas pierdan dinero y esfuerzos.
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