Para lograr un mayor control de tus gastos, no debes esperar a que suceda o enfrentes una crisis en tu empresa. Todo emprendedor y empresario ya establecido debe tomar conciencia de tener un programa que ayude a la máxima eficiencia y control de los gastos.
Si bien es es cierto que no existe un método general que se aplique en todas las empresas, si es posible identificar una serie de recomendaciones que pueden ayudar a establecer las bases para optimizar los gastos.
La máxima es que en cuestión de negocios, entre mayor control, menor riesgo. Por ello, es muy importante cuidar los siguientes indicadores:
- Si tus gastos crecen más rápido en comparación a tus ventas; no tendrás utilidades.
- Si los gastos son mayores que las ventas: es un relación peligrosa que afecta la productividad del negocio.
- Por cada peso invertido en gastos, las ventas deben crecer 20%.
- Toda la empresa debe saber medir, para saber cuánto invertir y así generar ventas con rentabilidad.
Aquí te entregamos una serie de recomendaciones a tomar en cuenta y controlar tus gastos:
Control detallado
Revisa mes con mes, y con periodos anteriores, cuáles han sido los gastos que has tenido. Da especial atención en esos gastos que han tenido cambios o variaciones importantes, ya sea que hayan incrementado o disminuido.
Este control a detalle, te ayudará a tener la certeza de quién está gastando, cómo lo hace y en dónde. Así, podrás detectar posteriormente oportunidades de ahorro.
Analiza la tendencia de gastos
Una vez que identifiques aquellos gastos con variaciones importantes, puedes determinar una tendencia de estos, ya sea que crezcan o disminuyan, para saber cuáles eliminar, cuáles conservar o en cuáles moderarse y de este modo no impacten negativamente el desempeño de tu empresa ocasionando complicaciones de liquidez.
Identifica las oportunidades de ahorro
Los principales rubros donde existe la oportunidad de ahorro es en los gastos fijos como papelería, luz, teléfono, renta, Internet, inversiones en equipo de cómputo, mobiliario de oficina y transporte. Incluso, en los viáticos o gastos de viaje.
Para todo este tipo de gastos establece políticas claras y que cada uno de los involucrados (empleados, administrador, encargados de compras y Contadores) conozcan y apliquen para tener un mayor control.
Por ejemplo, una política que justifique el por qué realizar ese gasto, incluso la frecuencia en que debe realizarse y el monto a gastar; asimismo, si estos están dentro del presupuesto. Si está fuera, justificar el gasto a realizar o los que se han hecho.
Es válido hacer tres preguntas esenciales: ¿Es necesario este gasto? ¿Se puede reducir? ¿Es posible posponerlo?
Crea un presupuesto
Planifica: es la mejor forma de evadir los problemas de liquidez. Define un presupuesto con las entradas y salidas, haz una programación del capital de trabajo, de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y obligaciones a corto plazo que tiene tu negocio
Da seguimiento y evita despilfarros
Sin afectar la calidad de tu producto, evita despilfarros, sé austero y gasta realmente en lo que necesitas. Subcontrata aquellos servicios que no son esenciales para el núcleo de tu negocio, como la limpieza y la seguridad, por ejemplo.
En cuanto al seguimiento, la acción consiste en monitorear los gatos. Tu defines el periodo: semanal, quincenal o mensual, además de hacer comparativos y una vez más identificar en qué cómo y por qué estás gastando.
Puedes empezar por los rubros claves, en qué momento los gastos rebasaron tu presupuesto, por qué hay desviaciones o gastos extras. ¡Analiza el por qué y toma medidas!
Automatiza el proceso de gastos desde la solicitud hasta la contabilización.
Deja de llevar el control de tus gastos en un cuaderno, en hojas de cálculo o que todo el control lo tenga el Contador. La automatización es importante en el sentido de utilizar algún sistema o aplicación que ayude a tener un mayor control entendiendo que hay varios actores que ejercen los gastos.
Por ejemplo, el Administrador, al contar con tecnología que apoye este proceso, puede tener el control detallado de los gastos, desde en qué se usa el dinero y cómo lo usan los empleados, además de manejar de manera más eficiente la “caja chica”, en caso de que exista en tu empresa.
El Contador, al automatizar, puede hacer más rápido y eficiente su trabajo teniendo, en tiempo y forma, la comprobación de los gastos para hacerlos deducibles o cumplir con alguna otra disposición fiscal.
Los responsables de los gastos dejan de invertir mucho tiempo en la comprobación de gastos, conocen las políticas a cumplir.
Estas recomendaciones te ayudarán a tener un mayor control de tus gastos, sin meter en problemas a tu empresa o negocio.
Llevar un control de gastos te brinda:
- Ahorros entre un 20-30%
- Posibilidad de invertir en otras áreas y rubros para el crecimiento de tu negocio.
- Políticas claras para su ejecución y comprobación
- Reducción de la carga impositiva (cumples con las obligaciones fiscales en términos de deducción)
- Una EMPRESA SANA
¡Es momento de poner en práctica estas recomendaciones: éxito!
