A casi un mes de haber entrado en vigor el CFDI 3.3, el Catálogo de Productos y Servicios continúa siendo un reto para las empresas y Contadores. Prevalece un desconocimiento de la correcta operación de este catálogo.
Por tal motivo, no es gratuito que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) haya otorgado facilidades encaminadas a consolidar la adopción y adecuado uso de la Nueva Factura (como también se le llama al CFDI 3.3). Este organismo ha otorgado un nuevo periodo de tolerancia hasta el 30 de junio de 2018 para que las empresas “hagan sus pininos” y comiencen a acostumbrarse a categorizar correctamente sus productos y servicios utilizando dicho Catálogo.
Este periodo de tolerancia debe ser entendido como una oportunidad para descubrir y solucionar posibles dificultades, así como ganar mayor entendimiento de la nueva disposición, en las empresas y sus equipos contables; tanto al emitir como recibir facturas electrónicas.
Durante este periodo de tolerancia, no habrá sanciones para los contribuyentes que categoricen incorrectamente sus productos y/o servicios al utilizar este Catálogo al momento de emitir sus comprobantes digitales.
Es preciso ganar aprendizaje y esta facilidad no debe malinterpretarse como “más tiempo para huir de lo inevitable”: ¡el CFDI 3.3 ya es una obligación para todos desde el 1 de enero!
Toma nota: a partir del 1 de julio de 2018, las sanciones por no tener correctamente categorizados los productos o servicios que se facturen, podrán ser legalmente ejercidas por la autoridad.
De las novedades de la versión 3.3 del CFDI, uno de las más sonadas ha sido el uso de catálogos. No olvidemos que, de inicio, son 18 catálogos incluidos en el archivo de Excel que el SAT ha puesto disposición de los contribuyentes, fiscalistas, desarrolladores de software y cualquier interesado en el tema.
El que se ha coronado como “el rey de los catálogos” es el que nos ocupa en este artículo: Catálogo de claves de Productos y Servicios. No es para menos: éste cuenta a la fecha con 52 mil 508 registros; es decir, todo aquel que emita una factura electrónica deberá asignar una de estas claves a cada uno de los productos o servicios que facture.
La complejidad para categorizar los productos y servicios de un negocio es tan diversa como la naturaleza de cada una de las empresas; y tiene que ver con la cantidad de artículos o servicios incluidos en su catálogo. Cada empresa deberá atender, lo complejo que pueda resultar usar el Catálogo.
Para brindar una guía a quien lee este texto, en Acceso i® compartimos un método simple que personalmente uso para categorizar los productos y servicios en mis propios procesos de facturación; así como el mismo que he utilizado para asesorar a emprendedores y empresarios con quienes he tenido oportunidad de participar en este proceso.
Cabe mencionar que, si bien es un método muy sencillo, podría servir de base para que cada empresa pueda realizar esta actividad.
Paso 1: Primero, lo primero
Reglas básicas para entender las claves de productos y servicios del Catálogo:
- Cada clave son un número construido por 8 dígitos.
- Cada par de dígitos, identifica un nivel de clasificación.
- El SAT exige, por lo menos, clasificar hasta hasta el sexto dígito, pero siempre deberemos complementar los últimos dos dígitos con doble cero (00).
De este modo, se cumple la primera regla: el número de nuestras claves de productos o servicios, siempre, debe ser de 8 dígitos.
- Existe una clave para indicar que el producto o servicio “NO existe en el catálogo”, esta es la 01010101, la cual, sugerimos no usar.
Paso 2: Y ahora… ¿Quién puede ayudarme?
- Elije la herramienta a utilizar para buscar las claves:
Puedes descargar el Catálogo más actual, disponible en la página web del SAT.
O bien, utiliza un software empresarial especializado para facturar electrónicamente que esté actualizado e incluya los catálogos más recientes. Esto último, te ayudará a categorizar productos y servicios sólo una vez y no cada que emitas una factura.
- Busca el nombre de su producto o servicio tal y como lo conoces o facturas actualmente. Es probable identificarlo esa forma en el Catálogo.
- Si no lo encontraste, trata con sinónimos de tu producto o servicio.Apóyate en un buscador en Internet. Por ejemplo, si tu producto es una bocina, busca en Google, “sinónimos de bocina”, el resultado te arrojaría los sinónimos para hacer la búsqueda en el Catálogo de la herramienta elegida: portal del SAT o software empresarial.
- Si continúas sin localizar una clave acorde al producto o servicio; consulta al dueño, gerente o director de la empresa. Él o ella deberían dominar la naturaleza del negocio y pueden sugerir algunas palabras que ayuden a identificar la clave más adecuada.
- Si después de todos los intentos anteriores, no has logrado identificar una clave congruente; consulta a la autoridad mediante el chat que el SAT ha dispuesto en su página. A través de uno de sus asesores, podrás recibir orientación personal del SAT.
Paso 3: tips para recordar
- El SAT nos pide categorizar hasta la clase; es decir, si vendemos productos de la misma categoría o “clase”, podemos categorizar con la misma clave. Por ejemplo, con la clave 50202300 podrías categorizar: Agua, refrescos, agua mineral, jugo fresco, jugos de repisa, jugos congelados, bebidas de chocolate, bebidas energéticas, hielo.
- Clasifica tus productos según su naturaleza. Esto te permitirá asignar las claves del SAT de una manera más sencilla y sistemática, aprovechando, por ejemplo, el tip anterior.
- La clave de productos y servicios del SAT, no sustituye la clave interna que algunas empresas usan para identificar sus productos o servicios. La puedes seguir usando sin problema.
- Dedica tiempo a organizarte con las personas que colaboran en la empresa, de modo que puedan definir un responsable para asignar las claves de productos y servicios que exige el SAT para el nuevo formato de la Factura Electrónica.
- La labor de la asignar claves de productos y servicios no es una labor única; debe tenerse en cuenta que cada que agreguemos un nuevo producto a nuestro catálogo, o si nuestros proveedores descontinúan uno que ya vendemos y ofrecen uno similar, o bien, si cambiamos de proveedor; sería buena idea asegurar cuál clave tiene asignada.
- El Catálogo de productos y servicios está basado en una categorización internacional generada originalmente por la ONU; por este motivo, puede que algunos productos tengan nombres o clasificaciones poco usuales en el idioma español que usamos en México.
- Los catálogos utilizados en la Facturación Electrónica están en constante revisión y eventual actualización; por lo que son sujetos de recibir cambios para mantenerse al día y para ajustarse a los procesos administrativos y contables de las empresas. Te sugerimos mantenerte informado y actualizando revisando y conociendo los cambios más recientes para aplicarlos correctamente en tus comprobantes fiscales.
Paso 4: ¡Cuidado: evita sanciones!
Hay algunas prácticas que deberías tener en cuenta para evitar complicaciones y sanciones, te compartimos algunas:
- Evita usar la clave 01010101. Hay más de 50, 000 claves para asignar y seguramente entre ellas encontrarás alguna que sea congruente a tus productos y servicios.
- No incluyas información falsa; incluso, si tu cliente te solicita asignar una clave que no corresponda a la naturaleza del producto o servicio, ¡tú eres responsable de esta asignación!
- Existen términos similares: asegúrate que la clave que elijas corresponda al producto que facturas. Por ejemplo, sería fácil asignar erróneamente la clave que describe a un gato vivo, a un gato hidráulico. ¡Evita incongruencias!
Filosofía del cambio: una reflexión
El impacto del cambio ha sido estudiado por diferentes corrientes filosóficas, desde las más antiguas hasta las más contemporáneas. Ahí están los estudios de los efectos neurofisiológicos que el cambio ejerce en el ser humano.
Sobre el tema se ha planteado que cada cambio implica un reto; principalmente, se ha documentado que existe una resistencia natural al cambio porque representa lo desconocido. Los ambientes controlados suelen ser más cómodos porque resultan familiares.
¿Qué pasaría si llevamos esto al ámbito empresarial y de los negocios? El cambio ahí no es algo nuevo y más si hablamos de cambios fiscales que la autoridad establece con el objetivo de tener procesos tributarios más eficientes, automatizados, sólidos y menos vulnerables a la defraudación y la captación de más impuestos.
Desde la llegada de la Facturación Electrónica, los cambios fiscales en materia de digitalización para los procesos contables y empresariales han sido constantes y, por qué no decirlo, vertiginosos.
Si bien, la adopción y adaptación a las nuevas disposiciones fiscales requieren una curva de aprendizaje y modificaciones de hasta nuestra propia organización que impactan en recursos humanos y económicos; también es cierto que brindan beneficios traducidos en, por ejemplo, la atención de nuevos nichos de mercado como resultado de la cercanía que otorga el aspecto digital, que ha permeado a todo nivel de negocios en el país.
México es un referente mundial si hablamos de la Factura Electrónica. Son pocos los países que cuentan con la infraestructura tecnológica, logística y legal necesaria para el comprobante fiscal (CFDI) de compra/venta sea tan moderno y eficiente como sucede en nuestra nación.
No es fácil. Todo ha requerido de un proceso de prueba, error, ajuste y oficialización de diversas disposiciones fiscales que encuentran su génesis en decretos de ley, seguidos por cambios tecnológicos que derivan en la creación de nuevos procesos operativos para las empresas a nivel nacional.
Con la entrada en vigor del CFDI 3.3 (o Nueva Factura, algunos más lo llaman nuevo formato de la Factura Electrónica), no olvidemos que SAT anunció novedades estructurales que mucho tienen que ver con la estandarización del CFDI.
El objetivo es tener facturas más sencillas de elaborar, con información que tienda a una contabilización en línea y que evidentemente fortalezca los procesos recaudatorios de la autoridad. En ese sentido, se inscribe el Catálogo de productos y servicios que obliga, por decirlo de una manera, a las empresas y Contadores a estar pendientes de los cambios.
¡No descuides esto!
